写封邮件字斟句酌半小时？其实邮件是最适合 AI 代劳的职场任务——场景固定、语气有套路。关键是先想清楚要什么结果，再让 AI 干活。
第一步：先想清楚这封邮件要什么结果
别急着打开 AI。先在心里回答：这封邮件发出去，我希望对方做什么？（回复？批准？延期？）想清楚了，提示词才能写得准，AI 才不会跑偏。
例：这封催办邮件，我要的不是"催"，是让他在周五前给一个明确时间点。
第二步：套提示词生成初稿
按场景复制下面对应的提示词，把〔方括号〕替换成你的真实信息，丢给任意主流 AI（Kimi / DeepSeek / 豆包）。
场景 A：正式商务邮件
请帮我写一封正式的商务邮件，对象是〔对象〕，目的是〔目的〕，语气专业礼貌，简洁清楚。
场景 B：催办 / 跟进
请写一封温和但有效的跟进邮件，提醒对方〔事项〕，对方已经〔拖延情况〕，请给出具体时间点，语气不施压。
场景 C：委婉拒绝
请帮我写一封委婉拒绝〔请求〕的邮件，不得罪对方，最好提供一个替代方案。
场景 D：请假 / 通知
请写一封〔请假/休假通知〕邮件，说明〔原因〕和〔时间〕，并做好工作交接安排。
第三步：人工检查三件事（不能省）
AI 初稿不能直接发。发之前花 1 分钟检查：
- 称呼和落款：对方怎么称呼、你署名谁，AI 可能想当然；
- 语气：读一遍，像不像你说话？太软太硬都要改；
- 关键信息：时间、数字、人名——AI 不会帮你核对事实。
一次完整演示（催办邮件）
拿"催办"举个例子，这是提示词到输出的完整过程：
输入：「请写一封温和但有效的跟进邮件，提醒合作方提交合同，对方已拖延一周，请给出具体时间点，语气不施压。」
AI 输出（示例）：
XX 总，您好： 打扰了。关于我们上周沟通的合同签署事宜，想跟您确认一下目前的进展。考虑到项目排期，如果方便，希望能在本周五前收到您的确认或具体时间安排，便于我们这边同步推进。 如您这边有需要协调的地方，随时告诉我。 谢谢！
注意：这封示例里"本周五"是 AI 建议的，你要确认它是否符合你的真实节奏；语气是否合适也要自己读一遍再定。
工具推荐
- DeepSeek：免费、中文邮件语气把握准，日常首选。
- Kimi：长文本好，适合贴一大段上下文让 AI 基于背景写。
- WPS AI（灵犀）：直接在文档/邮件里生成，办公场景顺手。
小结
写邮件的口诀：先想要什么结果，再套提示词，最后人工核三样（称呼、语气、事实）。